Procedure AI › I processi degli altri reparti
I processi delle aziende li automatizziamo da trent'anni
Non è un mestiere nuovo che cominciamo oggi con l'intelligenza artificiale. In trent'anni abbiamo scritto centinaia di applicazioni per decine di aziende, e per farlo siamo entrati nei loro reparti: amministrazione, personale, acquisti, produzione, qualità, magazzino. Li abbiamo visti dal di dentro, uno per uno, e molti di quei processi li abbiamo già automatizzati — con il software, con le integrazioni, con le procedure che girano di notte.
C'è anche un motivo meno ovvio per cui li capiamo: oltre all'informatica abbiamo gestito e gestiamo altre imprese, dalla ristorazione alla produzione alimentare fino a uno studio di consulenza contabile e del lavoro. I numeri, il personale e gli adempimenti li abbiamo visti dal lato di chi li subisce, non solo di chi li informatizza. È una differenza che si sente nella prima riunione.
Quindi la domanda «si può automatizzare?» quasi non si pone: nella grandissima parte dei casi un processo che si ripete si automatizza. Quello che cambia con Procedure AI non è se si può, ma chi esegue: non più un programma che gira su un server la notte, né una persona che ripete la stessa sequenza, ma un agente sul computer di chi lavora, che capisce la richiesta scritta come capita e fa partire la procedura giusta.
Questa pagina non vende un prodotto da scaffale: spiega come lavoriamo. Prima i quattro criteri con cui si capisce in mezz'ora se un processo conviene — li trovate qui sotto e li potete applicare anche da soli — poi i processi reparto per reparto, con detto ogni volta dove si ferma la macchina e cosa resta a una persona.
Quattro condizioni, tutte necessarie
Se un processo le soddisfa tutte e quattro, diventa una procedura e conviene. Se ne manca una, nella migliore delle ipotesi si automatizza un pezzo e il resto resta umano.
Si ripete, e abbastanza spesso
Dieci volte all'anno non vale la scrittura. Dieci volte al mese sì. Il numero di volte è la prima domanda, non l'ultima.
Si descrive a parole, senza «dipende»
Se chi lo fa oggi riesce a spiegarlo in dieci minuti e le eccezioni sono poche e nominabili, si scrive. Se la spiegazione comincia con «dipende dal caso», il processo non è ancora un processo: è un mestiere, e prima va chiarito fra umani.
L'esito si verifica da fuori
Deve esistere un controllo che dice se è andata bene, eseguibile dalla macchina. Senza quello l'agente non sa se ha finito, e un'automazione che non sa di aver funzionato è peggio del lavoro a mano.
Il confine è chiaro
Si deve poter dire con precisione dove la procedura si ferma e chi prende il caso dopo. Le cose che richiedono giudizio — valutare una persona, decidere una deroga, interpretare un contratto — stanno di là dal confine, e ci restano.
Processi veri, con il confine segnato
Personale
- Il primo giorno di un assunto — postazione, utenze, abilitazioni, firma dei documenti, consegna del materiale: una sequenza con le sue approvazioni al posto di una decina di richieste che partono da reparti diversi.
- L'ultimo giorno — tutti gli accessi chiusi insieme, i dati del lavoro consegnati, l'elenco di cosa è stato chiuso.
- Le richieste che tornano — copia di un cedolino, certificato di servizio, aggiornamento dei propri dati: identità verificata, documento preso dove sta, consegnato.
Resta a una persona: tutto ciò che riguarda la valutazione, la retribuzione, i provvedimenti e qualunque conversazione delicata. Non per prudenza formale: perché non soddisfano il criterio tre.
Amministrazione e finanza
- I controlli ricorrenti — quadrature, scadenze, riconciliazioni: eseguiti ogni notte, con al mattino l'elenco delle sole righe che non tornano invece del tabellone intero.
- Gli scambi con l'esterno — flussi verso la banca, verso il consulente, verso il sistema di fatturazione: preparati, verificati, e inviati solo dopo il sì di chi deve dirlo.
- Il recupero dei documenti — una fattura, una copia conforme, lo storico di un fornitore: cercato e consegnato senza che qualcuno interrompa il suo lavoro.
Resta a una persona: ogni decisione di pagamento e ogni scrittura che non sia la correzione di un errore già identificato.
Acquisti e servizi interni
- Le richieste con una catena di approvazioni — chi chiede, chi autorizza per importo, chi ordina: la richiesta sta ferma dove deve, chi deve rispondere lo sa, e lo storico dice chi ha deciso.
- Le scadenze che nessuno sorveglia — contratti che si rinnovano da soli, abbonamenti, licenze: la procedura avvisa prima, non dopo.
- Il materiale ricorrente — quello che si ordina ogni mese e sempre uguale.
Resta a una persona: la scelta del fornitore e la trattativa. Sempre.
Produzione e punti vendita
- I controlli di inizio turno — che tutto quello che serve sia acceso, collegato e aggiornato, prima che qualcuno se ne accorga perché si è fermato.
- Il ripristino dopo un fermo — la sequenza che si fa sempre, fatta allo stesso modo anche alle tre di notte.
- Le postazioni riportate ogni notte allo stato che avete definito — è la parte descritta nella conformità.
Resta a una persona: tutto ciò che tocca la sicurezza fisica e i macchinari. Qui non ci entriamo.
Il primo giorno di un assunto, passo per passo
È il processo che ci chiedono più spesso, ed è l'esempio migliore per mostrare dove la macchina si ferma e perché. Oggi, nelle aziende dove l'abbiamo visto da vicino, sono dieci richieste sparse fra tre reparti, nessuno le governa tutte insieme, e quella che si dimentica è sempre la stessa.
Lunedì arriva una persona nuova
Una sequenza sola, con due approvazioni e un computer pronto il venerdì invece del lunedì pomeriggio.
- Da dove parte
- il 3 novembre entra una persona in amministrazione, contratto a tempo indeterminato, sede di LissoneScritto dal personale, oppure letto dal gestionale delle risorse umane quando l'assunzione viene registrata.
- Cosa capisce
- Ingresso di una persona. Da ruolo e sede ricava quale sequenza serve: non esiste un «primo giorno» generico, esiste quello di un amministrativo a Lissone.
- Cosa prepara,
senza fare niente - utenza di dominio e casella di postaabilitazioni del profilo «amministrazione»programmi del ruolo sul computer assegnatostampanti della sededisco cifrato e backup collegatodocumenti da firmare il primo giornoUn elenco, con dentro esattamente cosa verrebbe fatto.
- Dove si ferma
- il responsabile di amministrazione vede l'elenco e autorizza le abilitazionii sistemi informativi confermano quale computer viene assegnatofinché non rispondono, non esiste nessuna utenza
- Cosa esegue,
e quando - La sequenza parte il venerdì, non il lunedì mattina: il computer è pronto prima che la persona arrivi. Ogni passo verifica di essere riuscito prima di passare al successivo.
- Se qualcosa
non riesce - Non lascia un ingresso fatto a metà, che è lo stato peggiore: un'utenza che esiste con permessi incerti. Si ferma, dice a che punto è arrivata, e passa il caso a una persona con l'elenco di cosa resta.
- Cosa resta scritto
- Chi è entrato, quando, con quali abilitazioni, autorizzate da chi. Fra due anni, quando quella persona cambierà ruolo, è l'elenco da cui si parte per togliere quello che non le serve più — il passaggio che a mano non succede mai.
Tre cose che vale la pena sapere prima
La prima procedura di un reparto costa più delle successive
Non per il codice: per il tempo che serve a capire il processo come è davvero. Dalla seconda in poi la stessa squadra conosce i vostri sistemi, chi approva che cosa e dove sono le eccezioni — e si vede nei tempi.
Spesso il guadagno più grande arriva prima dell'automazione
Scrivere un processo perché lo esegua una macchina obbliga a dire cosa succede in ogni caso. È un esercizio che fa emergere passaggi che non servono più e approvazioni che nessuno guarda davvero: capita regolarmente che il processo esca dal progetto più corto di com'era entrato, e quello è valore che incassate subito.
Se un processo non conviene ve lo diciamo nella prima mezz'ora
I quattro criteri qui sopra li applichiamo per primi a noi stessi. Quando un processo non li soddisfa, automatizzarlo produce un sistema che sbaglia in silenzio, e preferiamo dirlo prima che abbiate speso qualcosa. Succede raramente, ma succede — e di solito la risposta non è «no», è «prima sistemiamo il processo».
Lo stesso motore, altri reparti
Agente, code, approvazioni e consensi sono gli stessi. Cambia il catalogo delle procedure.
Application Management
Le attività ricorrenti sui gestionali: utenze da creare, password da reimpostare, abilitazioni da modificare, dati da sistemare. È un servizio che forniamo da anni con le persone: stiamo spostando sulle procedure la parte che si ripete.
Come funziona →Conformità e postazioni
Verificare che ogni computer sia come deve essere — disco cifrato, antivirus aggiornato, patch applicate — rimediare dove non lo è, e produrre le prove per un audit. Il catalogo delle verifiche esiste: si punta sul vostro parco e gira.
Verifiche e prove →Assistenza informatica
Un tecnico di primo livello sul computer di ogni persona: apre la richiesta al posto dell'utente, la risolve sul posto e, quando non basta, passa ai colleghi umani già istruito. Si attiva con un canone per postazione, senza progetto.
La verticalizzazione →Contatti
Per un primo scambio bastano dieci minuti al telefono.
- Telefono: 039 2300708
- Email: info@mauriziocaputo.it
- Sede: Via Dante Alighieri 43, 20851 Lissone (MB)